En recherchant une case libre, l’utilisateur autorisé peut indiquer le(s) site(s) de choix du patient. De même, lorsqu’un patient est sélectionné il sera affiché dans quels sites ce patient est connu.
UltraGenda Pro | Questions fréquemment posées
Généralités/fonctionnalités
Q: Notre établissement compte plusieurs sites. Comment UltraGenda peut-il gérer cet environnement?
Q: Nous sommes un groupement de centres de revalidation, recevant des patients après hospitalisation (surtout kiné- et ergothérapie). Est-ce qu’UltraGenda Pro pourrait convenir pour notre environnement?
UltraGenda Pro convient pour tout établissement de soin à l’exception du cabinet individuel ou de groupe. Différents petits centres de revalidation comme les vôtres peuvent être rassemblés au sein d’une instance d’UltraGenda Pro. L’accès qu’auront les différents utilisateurs aux différents centres est ensuite réglé par les paramètres de droit d’accès. Il va de soi que ces call centers pourraient être autorisés à noter des rendez-vous pour l’ensemble des centres.
Q: Il nous arrive fréquemment de devoir donner des rendez-vous à des patients, inconnus dans notre système administratif. Comment cela se passe-t-il?
Il existe plusieurs voies, dépendant du mode d’intégration qu’on retiendra. La voie la plus courante est celle d’enregistrer l’identité d’un patient qui n’est pas connu du système de gestion de patients dans UltraGenda Pro, sans toutefois transmettre cette identité au système administratif. Dès que vous voudrez confirmer que le patient s’est présenté pour sa visite, UltraGenda vous invitera à valider ce patient ‘temporaire’. Vous allez à ce moment à nouveau interroger la base patients et ensuite fusionner l’identité temporaire à la définitive.
D’autres voies sont possibles en particulier lorsqu’on décidera de faire appel à des web services pour l’identification des patients (par exemple dans le cas d’une base patients régionale).
Q: Nos médecins ont la mauvaise habitude d’annuler leurs sessions à courte échéance. Comment cela se passe-t-il dans UltraGenda?
UltraGenda Pro offre un mode de ‘déplacement’ manuel et automatique. Lorsqu’une session est annulée, vous aurez le choix de repositionner (ou d’annuler) manuellement chaque rendez-vous ou bien de repositionner l’ensemble des rendez-vous planifiés selon des critères et paramètres que vous aurez spécifiés (même jour, même ressource, combien de jours avant ou après etc.). Il va de soi que vous pourrez imprimer en groupe les lettres d’annulation ou de déplacement.
Q: Dans notre service de médecine nucléaire il est très courant de donner des rendez-vous pour 12 sessions à la fois. Est-ce possible?
Certainement. Vous réservez un premier rendez-vous (même un rendez-vous ‘multi-ressources’) ensuite vous choisissez ‘répéter’. Vous devrez ensuite saisir les paramètres de répétition (nombre de sessions, fréquence, ressources etc.) et confirmer. Si certains rendez-vous de la série ne peuvent pas être placés vous aurez toujours la possibilité de rechercher des alternatives, et ce directement à partir de la même fonction ‘répéter’.
Q: Supportez-vous les épisodes?
Affirmatif. Voir Q/R dans la rubrique intégration.
Q: UltraGenda Pro offre-t-il une fonction de liste d’attente?
Oui. Au lieu de donner un rendez-vous à un patient vous pouvez faire une requête, avec ou sans date ultime garantie préétablie. La requête (ou l’enregistrement sur une liste d’attente) peut être convertie en un rendez-vous par un utilisateur autorisé sans devoir ressaisir les données. Toutes les étapes du processus de requête sont enregistrées et sauvegardées et dès lors également disponibles pour analyse et rapports.
Les requêtes ou enregistrements sur listes d’attente peuvent également nous parvenir par le biais d’un système métier de gestion de requêtes ou de prescriptions (intégration).
Q: Quels sont les rapports et éditions disponibles dans UltraGenda Pro?
Pour la confection des rapports et éditions UltraGenda Pro fait appel à l’outil Crystal Reports. UltraGenda Pro offre un nombre de vues sur la base de données permettant ainsi au client –par le biais de Crystal Reports de confectionner lui-même ses propres éditions, et ce en la forme de son choix. Les données mises à disposition par UG Pro permettent de composer tous les rapports et éditions ‘courants’ comme par exemple lettres de confirmation et d’annulation, récapitulatifs des rendez-vous par ressource, par département, par jour ou semaine, liste des patients à planifier, etc. Des éditions ou statistiques très spécifiques ne seront pas générées à partir d’UltraGenda Pro mais plutôt par UG Contacts Store alimentées en temps réel par UG Pro.
Q: J’ai entendu quelqu’un parler récemment de votre moteur de recherche. Qu’est-ce que le moteur de recherche?
Le moteur de recherche est une fonction vous permettant de rechercher des cases libres pour un seul agenda (un médecin spécifique par exemple), pour l’ensemble d’un service, voire même pour des rendez-vous plus complexes. Ainsi, le moteur de recherche vous permet de rechercher des cases libres pour des rendez-vous dits ‘multi-ressource’ (par exemple un chirurgien, une salle et un anesthésiste) ou pour des rendez-vous protocolisés (par exemple une consultation ou un examen pré-op, une opération et un contrôle post-op). Le moteur peut même rechercher des cases libres pour des rendez-vous en série. Le moteur de recherche tient compte de tous les paramètres et toutes les contraintes de chaque ‘ressource’ potentiellement engagée dans la recherche. Ce qui plus est, le moteur de recherche contient des paramètres ‘d’équilibrage’ qui veilleront à ce qu’il n’offre pas plus de capacité que celle définie par le ‘propriétaire’ de l’agenda concerné (par exemple garder 10% libre pour urgence).
Q: Qu’entendez-vous par contraintes?
La gestion des rendez-vous repose sur des règles (petites et grandes, constituées au long des années) et stockées dans l’esprit des secrétaires. Même si ces règles sont très nombreuses et parfois très complexes, elles ne sont jamais chaotiques. UltraGenda Pro contient un modèle de paramétrage qui permet de définir et de sauvegarder ces règles ou contraintes de manière systématique. Une fois ce modèle maitrisé, le paramétrage des contraintes qu’UltraGenda appliquera pour la recherche des cases libres et les réservations devient relativement simple –c’est une affaire de méthodologie. En d’autres termes: ce n’est pas tellement UltraGenda qui est complexe mais plutôt les règles et contraintes qu’UltraGenda devra stocker et appliquer qui le sont.
Q: Nos médecins peuvent-ils voir leurs rendez-vous sur leurs PDA?
Tous les rendez-vous notés dans UltraGenda Pro peuvent être rendus disponibles dans les agendas personnels des ‘propriétaires d’agenda’ concernés. Merci de noter qu’il s’agit d’un trafic unidirectionnel depuis UltraGenda Pro vers l’assistant personnel (PDA).
Q: Comment se fait-il que la gestion des droits d’accès d’UltraGenda est bien plus fine que celle d’autres outils?
Dans l’esprit d’UltraGenda, la gestion des rendez-vous n’est pas une affaire exclusive des secrétariats. D’autres acteurs au sein de l’établissement –médecins, personnel d’accueil, infirmiers et d’autres- ont leur rôle à jouer. Or, ceci ne signifie pas que ‘tout le monde doit pouvoir consulter et faire tout’. La force d’UltraGenda réside précisément en sa faculté de pouvoir calibrer l’accès à l’information et aux fonctions suivant le profil et les responsabilités de chaque utilisateur individuel. Ainsi, chacun pourra jouer son rôle sans que la confidentialité des agendas et des données patients soit compromise.
Q: Je suppose que vous utilisez les ‘profils d’utilisateurs’. Devons nous créer un nouveau profil pour chaque utilisateur dont le droit s’écarte légèrement de ceux d’autres membres d’un profil existant?
Non, vous avez la possibilité de définir des ‘exceptions’ individuelles pour chaque utilisateur appartenant à un profil donné.
Q: Certains de nos médecins désirent montrer uniquement leurs cases libres et refusent donc d’afficher leurs rendez-vous pris. Est-ce possible?
Sans problème, ceci peut être défini via un simple paramètre.
Déploiement
Q: Notre établissement compte 800 lits. Combien de temps nous faudra-t-il pour déployer UltraGenda Pro?
Les deux facteurs prépondérants sont le ‘leadership’ et la disponibilité de ressources. Leadership: il est essentiel qu’une personne ou un comité ‘mène’ le déploiement; une organisation de projet s’impose. Disponibilité : UltraGenda assure la formation ‘d’administrateurs applicatifs (référents)’, en d’autres termes des personnes qui prendront en charge la configuration du système. En général le déploiement démarre dans un seul ou quelques services pilotes pour s’étendre ensuite à d’autres services. Même si à priori une seule personne pourrait se charger de l’ensemble du paramétrage, nous conseillons à nos clients de faire participer 4 à 8 personnes à la formation. L’expérience nous montre que des établissements comme le votre déploient en moyenne 80% des services en 6 à 8 mois après démarrage et les 20% restants dans l’année suivante.
Q: Comment se présente un trajet de déploiement typique?
Un projet de déploiement consiste grosso modo des phases d’installation, d’intégration et de reprise de données, de formation et de mise en service. Installation: UG Pro étant un outil full web on installera uniquement sur l’environnement serveur (merci de prévoir des environnements distincts pour essais, formation et production –les specs seront fournis par UG). Intégration et reprise de données: en concertation avec les clients seront définies les exigences d’intégration et la façon de la réaliser. Voir plus loin Q/R intégration. Formation: UG assure la formation des référents (généralement deux sessions de trois jours). Une formation pour l’administration système et la définition des rapports est également prévue. Mise en service: à la fin de la formation le paramétrage du (des) service(s) pilote étant généralement terminé, le système sera prêt pour entrée en production. D’après notre expérience le délai moyen entre l’acquisition du matériel et la mise en production est de 4 mois.
Q: Est-ce qu’UltraGenda se charge également de la formation des utilisateurs finaux?
Non, cette formation est généralement assurée par les référents. L’utilisation d’UltraGenda Pro est tellement simple que ce genre de formation exigera au maximum une heure.
Q: En tant que service informatique nous avons une forte confiance en le modèle de prise de rendez-vous inter-services. En revanche, plusieurs de nos médecins s’y opposent. Quel est votre conseil?
‘L’angoisse’ initiale des médecins vis-à-vis des rendez-vous pris par un autre service se comprend –c’est la peur de l’inconnu. Pourtant, très souvent cette réticence se transforme en acception, voire même en enthousiasme, et ce après quelques semaines ou quelques mois. Il est très important d’expliquer et de prouver aux médecins qu’UltraGenda ne fait qu’appliquer les contraintes qu’ils ont eux-mêmes définis. Personne ne pourra consulter une information ou noter un rendez-vous sans l’autorisation préalable –sous forme de paramétrage- du service ou du propriétaire d’agenda concerné. Dès que vos médecins auront compris ce principe, vous constaterez que l’intérêt viendra car les gains d’efficacité sont incontestables.
Avantages
Q: Nous devons justifier notre choix pour UltraGenda devant notre comité d’investissements. Les économies directes nous donnent un retour sur investissement de 18 mois. Or, vous avez également évoqué des avantages non tangibles. Pouvez-vous les expliquer?
Il y a de fortes chances que les avantages ‘moins tangibles’ que vous évoquez sont en vérité bien plus importants que ceux dont vous avez tenu compte dans votre formule. Certains de ces avantages sont vraiment difficiles à exprimer en termes monétaires. Un bon exemple d’un avantage ‘qui n’a pas de prix’ est le meilleur climat de travail. Ou le fait de pouvoir faire appel à la sous-traitance aux secrétariats en périodes de pointe. La qualité et la traçabilité sont également très importantes. Un meilleur service, la possibilité d’offrir une disponibilité 24h sur 24h, de pouvoir tenir compte des préférences d’un patient pour la recherche de cases libres, d’associer la médecine de ville dans le processus de la gestion de rendez-vous, de mettre à disposition des gestionnaires des données fiables, … voilà des critères importants mais difficile à quantifier.
Un jour un de nos clients l’a formulé ainsi: ‘Les économies en temps et en termes de frustration ont été… immenses. Après tant d’années je me pose toujours la question comment nous avons pu gérer cet établissement sans UltraGenda.’
Q: Nous avons l’intention de collaborer avec un call center extérieur. Certains de nos chefs de service maintiennent qu’un secrétariat centralisé pour les rendez-vous ne fonctionnera jamais. Qu’en pense UltraGenda?
D’après nous, la discussion s’il faut opter pour une gestion de rendez-vous ‘centralisée’ ou ‘décentralisée’ est dépassée. Seuls les hybrides fonctionnent. A l’instar de ce qui se fait dans d’autres domaines de la vie économique, c’est la distribution qui est à l’ordre du jour. Celle-ci ne peut être atteinte que par le biais d’un système transversal et full web comme UltraGenda, un système pouvant être accédé par des acteurs différents. Plus concrètement : en concertation avec vos différents services votre call center pourra parfaitement prendre en charge certains types de rendez-vous, alors que pour d’autres types de rendez-vous, la communication devra être passée au service concerné, seul responsable de ce type de rendez-vous.
Technologie
Q: Combien d’utilisateurs simultanés peuvent accéder à votre système?
UltraGenda Pro est une solution ‘web-native’. Il n’existe pas de limite du nombre d’utilisateurs, tout comme le nombre d’utilisateurs n’est pas déterminant pour le dimensionnement du matériel. Notre client le plus important compte quelque 6.000 utilisateurs.
Q: Sur quelle plateforme tourne UltraGenda?
UltraGenda Pro n’est disponible que sur la seule plateforme Windows Serveur.
Q: Je sais qu’UltraGenda utilise MS SQL Serveur. Etes-vous en mesure de supporter une base de données Oracle?
Non, UltraGenda Pro est uniquement disponible avec MS SQL Serveur. La raison est que nous offrons des solutions génériques. Nous préférons investir en le développement de nouvelles fonctions plutôt qu’en la diversité technique. Par ailleurs, cette approche contribue à l’efficacité de notre service de support.
Q: Quel type de navigateur UltraGenda Pro exige-t-il?
UltraGenda Pro exige MS Internet Explorer version 6.0 ou plus récent.
Intégration
Q: Avec quels autres systèmes UltraGenda Pro est-il intégré?
Bien qu’UG Pro puisse être intégré à différents composants du SIH, aucun établissement ne réalise toutes ces intégrations. Il s’agit toujours de juger de ce qui est opportun d’une perspective du ‘procès’. La façon d’intégrer peut également être très différente d’un chantier à l’autre (messages asynchrones, intégration contextuelle, web services, LDAP,…). En particulier, les intégrations suivantes sont opportunes et ont été réalisées par UG à plusieurs reprises :
- Signalétique patients
- Autres fichiers maîtres comme épisodes, médecins, utilisateurs, etc.
- Dossiers patients, dossiers de soins
- Systèmes administratifs et/ou outils d’encodage, de tarification
- Systèmes de requêtes et prescriptions
- Systèmes de gestion du bloc opératoire
- RIS et RIS/PACS
Vu le fait que chacune de ces intégrations peut être réalisée de différentes manières, merci de nous contacter au cas par cas.
Q: Nous sommes utilisateur d’un système de gestion de prescriptions maison et voudrions interfacer ce système à UltraGenda. Que suggérez-vous?
Nous vous proposons de discuter cette intégration avec vous soit dans nos bureaux ou sur place. En gros, deux voies se présentent. Dans la première (la voie ‘traditionnelle’) c’est votre système de prescriptions qui nous transmet la prescription par le biais d’un message HL7/ORM. Dès la requête planifiée dans UltraGenda nous vous transmettons une confirmation par message HL7/SIU. Dans la voie alternative (qui génère bien moins de trafic) la prescription est gardée dans votre système jusqu’à ce que le service prestataire désire la planifier. A ce moment, UltraGenda Pro sera démarré avec le contexte de la prescription; après planification un message de confirmation sera transmis.
Q: Comment UltraGenda peut-il interagir avec un RIS?
A nouveau, plusieurs voies sont possibles, mais elles ont en commun que c’est UltraGenda qui prend en charge la planification des examens. En effet, les spécificités d’un service d’imagerie sont parfaitement configurables dans UltraGenda Pro. Pour chaque prise (ou annulation) de rendez-vous UG émet un message HL7/SIU au RIS, de façon à alimenter la liste de travail. Lorsque l’examen est clôturé dans le RIS ou lorsqu’un patient est absent, UltraGenda sera mis au courant à son tour par un message HL7 qui permettra à UG de ‘clôturer’ le rendez-vous. Les patients sans rendez-vous peuvent être enregistrés dans UG comme dans le RIS et à chaque fois l’autre système en sera avisé. Nous avons cette intégration en production avec une dizaine de systèmes RIS et RIS/PACS dont Agfa, GE et Carestream (Kodak).