UltraGenda Pro | Vragen en antwoorden

Algemeen en functies

Q: Wij zijn een ziekenhuis met meerdere sites (locaties). Kan UltraGenda hier mee omspringen?

Ja, UltraGenda Pro ondersteunt de notie van campus of site. Zo kan bij het zoeken naar een vrije plaats aangegeven worden welk site(s) de patiënt verkiest. Als een patiënt geselecteerd is, wordt ook aangegeven op welke campi of sites de betrokken patiënt gekend is.

Q: Wij zijn een groep van centra waar patiënten nabehandeling ontvangen na hospitalisatie (vooral kine- en ergotherapie). Is UltraGenda hiervoor geschikt?

UltraGenda Pro is geschikt voor alle omgevingen waar medisch gerichte prestaties worden geleverd, met uitzondering van de individuele- of groepspraktijk. Een verzameling van –zelfs kleine- centra voor nabehandeling kan ondergebracht worden in één instantie van UltraGenda Pro. Door middel van rechten kan dan bepaald worden welke gebruikers toegang hebben tot welk centrum. Call center operators kunnen zelfs de afspraken voor de hele groep inplannen.

Q: Vaak moeten wij afspraken geven aan patiënten die nog niet in ons patiëntenadministratie systeem gekend zijn. Hoe verloopt dat?

Hiervoor bestaan verschillende wegen, afhankelijk van het soort integratie waarvoor werd gekozen. De meest gebruikte is deze: als u een afspraak maakt voor een patiënt die niet gekend is dan wordt die patiëntidentificatie in UltraGenda Pro opgeslagen en niet doorgegeven aan het centrale bestand. Op het ogenblik dat u wilt registreren dat de patiënt zich heeft aangemeld voor zijn bezoek, zal UltraGenda vragen om de ‘tijdelijke’ patiënt te valideren. U zoekt dus opnieuw in (de replica van) het patiëntenbestand en koppelt dan de tijdelijke identificatie aan de definitieve. Zoals hoger aangegeven, andere wegen zijn mogelijk, in het bijzonder als gebruik gemaakt wordt van web services waarbij bijvoorbeeld de patiëntidentificatie gebeurt via een eMPI.

Q: Onze artsen hebben de onhebbelijke gewoonte om bepaalde spreekuren een dag of drie voordien gewoon af te gelasten. Hoe springt UltraGenda hiermee om?

UltraGenda Pro heeft een manuele én een automatisch ‘verplaats’-functie. Indien een spreekuur wordt afgelast, dan hebt u de keuze om elke afspraak manueel opnieuw in te plannen (of te annuleren), ofwel de hele set van geplande afspraken te verplaatsen volgens criteria en parameters die u dan zult moeten aangeven (zelfde dag, zelfde ‘resource’, hoeveel later of vroeger, enz.). Uiteraard kunt u ook de brieven in verband met de afzegging of verplaatsing voor de groep van patiënten afdrukken.

Q: Wij zijn een afdeling nucleaire geneeskunde en moeten soms 12 sessies in één keer boeken. Kan dat?

Zeker, u boekt een eerste afspraak (zelfs een zgn. ‘multi-resource’ afspraak!) en kiest dan de herhaalfunctie. U dient dan de parameters van de herhaling in te geven (aantal sessies, frequentie, resources, enz.) en bevestigt. Indien bepaalde afspraken uit de serie niet kunnen geplaatst worden dan kunt u voor deze afspraken alsnog –vanuit dezelfde functie- alternatieven opzoeken.

Q: Ondersteunen jullie ook een wachtlijstfunctie?

Ja. In plaats van een patiënt een afspraak te geven kan ook een afspraak ‘aangevraagd’ worden, al dan niet met een vooraf vastgelegde ‘gegarandeerde’ ultieme datum. De aanvraag (of de wachtlijst entry) kan rechtsreeks omgezet worden naar een afspraak door een geautoriseerde gebruiker, zonder dat er gegevens opnieuw moeten ingebracht worden. Alle ‘stappen’ van het wacht- of aanvraagproces worden precies bijgehouden en zijn daarom ook beschikbaar voor rapportering.
Aanvragen kunnen ons ook via een derde systeem bereiken (orderaanvraag/order management).

Q: Ondersteunen jullie episodes?

Zeker. Zie verderop V/A met betrekking tot integratie.

Q: Wij hebben een vraag in verband met rapporten. Welke rapporten ondersteunt UltraGenda Pro?

Voor de opmaak van rapporten maakt UltraGenda Pro gebruik van de commerciële tool Crystal Reports. In UltraGenda Pro worden een aantal zichten op de database vrijgegeven, op basis waarvan de klant dan –met behulp van Crystal Reports- zelf zijn eigen rapporten samenstelt en in de vorm giet die hij wil. De aangeleverde data sets laten toe om alle ‘gebruikelijke’ brieven en rapporten, zoals afspraak- en annulatiebrieven, routinematige tellingen en –overzichten, enz. probleemloos aan te maken. Zeer specifieke, ad hoc rapporten of statistieken worden niet vanuit UltraGenda Pro geproduceerd, maar wel vanuit UG Contacts Store, die in real-time door UG Pro gevoed wordt.

Q: Ik hoorde onlangs iemand spreken over jullie ‘rules engine’. Wat is dat?

De rules engine of zoekmotor is een functie die toelaat om vrije plaatsen op te zoeken. Dat kunnen vrije plaatsen zijn voor één agenda (een welbepaalde arts bijvoorbeeld) of voor een dienst, maar ook voor meer complexe afspraken. Zo geeft de zoekmotor u de mogelijkheid om op zoek te gaan naar zgn. ‘multi-resource’ afsprakenplaatsen (bvb. een chirurg, een zaal en een anesthesist), of naar combinatieafspraken (bvb. een preoperatief onderzoek, een operatie en een post op check). Of –zoals in een ander antwoord al aangegeven- naar serieafspraken. De zoekmotor is dus heel rijk, want hij houdt rekening met alle eigenschappen en alle beperkingen van elke ‘resource’ naar waar gezocht wordt. Bovendien heeft de zoekmotor ‘besturingsparameters’. Die zorgen ervoor dat er via de zoekmotor niet méér plaatsen aangeboden wordt dan dat de ‘eigenaar’ van de betrokken agenda wenst (bvb. houd steeds 10% vrij voor urgenties).

Q: Wat bedoelen jullie met ‘rules’?

Afsprakenplanning berust op regels en regeltjes (die vaak over de loop van jaren ontstaan zijn) die opgeslaan zitten in het brein van boekingsassistenten. Die regeltjes mogen talrijk zijn en soms zeer complex, chaotisch zijn ze niet. UltraGenda Pro bevat een parametriseringsmodel waardoor ze systematisch in kaart worden gebracht. Eens je dat model in de vingers hebt is de inrichting van de regels (die UltraGenda zal toepassen bij het zoeken naar vrije plaatsen en het boeken) eigenlijk vrij eenvoudig –het is een zaak van methodologische aanpak. Anders gezegd: niet UltraGenda is complex, wel de regels die moeten opgeslaan worden.

Q: Kunnen de dokters hun afspraken op hun PDA zien?

Alle in UltraGenda Pro gemaakte afspraken kunnen beschikbaar gemaakt worden in de persoonlijke PDA’s van de betrokken agenda-eigenaars. Het is echter wel éénrichtingsverkeer, nl. van UltraGenda naar PDA.

Q: Waarom is het toegangsbeheer in UltraGenda veel fijner dan in andere toepassingen?

Voor UltraGenda is afsprakenbeheer niet enkel een zaak voor boekingsassistenten. Ook andere actoren in het ziekenhuis –artsen, receptionisten, verplegers e.a.- hebben een rol te spelen. Maar niet iedereen moet ‘alles kunnen zien en doen’. De kracht van UltraGenda is precies om de toegang tot informatie en functies precies te stemmen op de gebruiker. Zodoende kan iedereen zijn/haar rol spelen, zijn efficiëntie en dienstverlening gewaarborgd, maar wordt ook de vertrouwelijkheid van de agenda’s én van de patiënten gevrijwaard.

Q: Wellicht hebben jullie ook ‘gebruikersgroepen’. Moet er voor gebruikers die net iets méér of iets minder mogen steeds opnieuw een nieuwe gebruikersgroep worden aangemaakt?

Neen, voor elke gebruiker in een gebruikersgroep kunnen individuele ‘uitzonderingen’ worden vastgelegd.

Q: Sommige van onze artsen willen enkel hun vrije plaatsen tonen, niet hun bezette plaatsen. Kan dit?

Geen probleem, dat kan via een eenvoudige setting in de parameters aangegeven worden.

Implementatie

Q: Wij zijn een algemeen ziekenhuis met 800 bedden. Hoeveel tijd hebben wij nodig om UltraGenda Pro ziekenhuisbreed uit te rollen?

De twee belangrijkste factoren daarvoor zijn leiderschap en beschikbaarheid van personeel. Leiderschap: het is belangrijk dat een persoon of comité de uitrol ‘trekt’. Een projectorganisatie is dus aangewezen. Beschikbaarheid: UltraGenda verzorgt de opleiding van de ‘applicatiebeheerders’, d.w.z. de personen die de eigenlijke inrichting van het systeem zullen doen (er wordt meestal gestart met één of enkele pilootafdelingen, en daarna volgen progressief de andere afdelingen). Klanten zorgen er best voor dat ze enkele personen in dienst hebben die de opleiding hebben gevolgd. Ziekenhuizen zoals het uwe rollen doorgaans 80% van de afdelingen uit in 6 à 8 maanden, en de andere 20% in het daaropvolgende jaar.

Q: Hoe ziet een typisch implementatietraject er uit?

Grosso modo bestaat een implementatietraject uit de volgende fases: installatie, integratie en data take on, opleiding en uitrol. Installatie: omdat UG Pro een webapplicatie is wordt er enkel op de serveromgeving geïnstalleerd (graag aparte omgevingen voor test-, opleiding en productie –specs worden door UG bezorgd). Integratie en data take-on: in samenspraak met de klant worden de integratievereisten vastgelegd, en wordt ook bepaald hoe de integratie zal gerealiseerd worden. Zie verder V/A m.b.t. integratie. Opleiding: UG verzorgt de opleiding van de applicatiebeheerders (doorgaans 2x3 dagen). Ook sessies m.b.t. systeemmanagement en de aanmaak van rapporten worden voorzien. Uitrol: bij het einde van de opleiding is doorgaans de parametrisering voor de pilootafdeling(en) klaar, en wordt het systeem meteen in productie genomen. Volgens ervaring is de gemiddelde tijd tussen aankoop hardware en in productiename 4 maanden.

Q: Doet UltraGenda ook de opleiding van de eindgebruikers?

In de regel wordt dat gedaan door de applicatiebeheerders. Het gebruik van UltraGenda Pro is zo eenvoudig dat de opleiding maximum één uur bedraagt.

Q: Als ICT afdeling geloven wij zeer sterk in het concept van afdelingsoverschrijdende afspraken, maar veel van onze artsen zijn tegen. Wat bevelen jullie aan?

De aanvankelijke ‘angst’ van artsen voor afspraken die rechtstreeks gemaakt worden vanuit een andere afdeling is normaal –het is de angst voor het onbekende. Toch zien wij heel vaak na verloop van tijd aanvaarding en zelfs ronduit enthousiasme. Het is héél belangrijk om aan de artsen aan te tonen dat UltraGenda enkel maar de afspraakregels toepast die zij zelf vastleggen. Niemand kan ooit informatie zien of afspraken maken zonder de toestemming –in de vorm van parametrisering- van de betrokken dienst of agenda-eigenaar. Eens de artsen dat doorhebben, is de belangstelling er echt wel, want de efficiëntiewinst is overduidelijk.

Voordelen

Q: Wij moeten intern onze voorkeur voor UltraGenda verantwoorden. Op basis van directe besparingen komen we al een heel eind (pay-back estimatie van zo’n 18 maanden). Maar u sprak laatst ook over ‘minder tastbare’ voordelen. Legt u dat even uit? Dank.

Wellicht zijn die ‘minder tastbare’ voordelen die u aanhaalt nog belangrijker dan diegene waarmede u in uw formule hebt rekening gehouden. Het zijn er heel wat, en sommige zijn echt zeer moeilijk in geld uit te drukken. Een betere werksfeer is een goed voorbeeld van een ‘onbetaalbaar’ voordeel. Of dat je gemakkelijk op outsourcing kunt terugvallen bij piekbelasting of onderbemanning. Kwaliteit en traceerbaarheid zijn ook heel belangrijk. Betere dienstverlening, de mogelijkheid om rond de klok beschikbaar te zijn, te kunnen rekening houden met patiëntenvoorkeur bij het zoeken naar vrije plaatsen, de huisarts in het proces te betrekken, degelijke management informatie uit UltraGenda aan te leveren...het zijn allemaal belangrijke zaken die echter moeilijk te kwantificeren zijn. Eén van onze klanten verwoordde het ooit zo: ‘de hoeveelheid tijd en de frustratie die we (hiermee) sparen is gewoon... onmetelijk. Ik vraag me na al die jaren nog steeds af hoe wij überhaupt dit huis ooit hebben gerund zónder UltraGenda’.

Q: Wij willen (ten minste gedeeltelijk) gaan werken met een extern call center voor afspraken. Maar sommige diensthoofden beweren dat een centrale afsprakenbalie niet werkt. Wat is jullie opinie?

Onze mening is dat de discussie over ‘centrale’ dan wel ‘decentrale’ afsprakenplanning achterhaald is. Enkel mengvormen werken. In navolging van wat zich in andere gebieden van het economische leven afspeelt is distributie het sleutelwoord. Dat kan enkel in een ziekenhuisbreed, web-native systeem zoals UltraGenda; een systeem, dat door verschillende actoren kan aangesproken worden. Concreet: in overleg met de verschillende diensten kan jullie call center perfect een aantal afspraaktypes voor hun rekening nemen; andere afspraaktypes zullen zij niet kunnen inboeken en daarvoor moet worden doorgeschakeld naar de dienst.

Technologie

Q: Hoeveel gebruikers kan jullie systeem aan? Hoeveel gelijktijdige gebruikers?

UltraGenda Pro is een ‘web-native’ toepassing, m.a.w. ‘op het Internet geboren’. Er staat geen beperking op het aantal gebruikers, en het aantal gebruikers is ook niet richtinggevend voor de dimensionering van de hardware. Onze grootste klant heeft 6.000 gebruikers.

Q: Op welk platform draait UltraGenda?

UltraGenda Pro is enkel beschikbaar op het Windows Server platform.

Q: Ik weet dat UltraGenda MS SQL Server gebruikt. Maar ondersteunen jullie ook Oracle databases?

Neen, UltraGenda Pro is enkel beschikbaar met MS SQL Server. De reden hiervoor is dat wij streven naar generieke oplossingen. Wij investeren niet in technisch diversiteit, wel in de ontwikkeling van nieuwe functies. Ook support wordt hierdoor een stuk eenvoudiger.

Q: Welke browsers/versie ondersteunt UltraGenda Pro?

UltraGenda Pro ondersteunt MS Internet Explorer versie 6.0 en later.

Integratie

Q: Met welke andere systemen wordt UltraGenda Pro gekoppeld?

Dat zijn er heel wat, maar geen enkele instelling realiseert álle koppelingen. Het komt er steeds op aan om te kijken wat vanuit een business perspectief aangewezen is. Ook de manier van koppelen kan sterk uiteenlopen (asynchrone berichtenuitwisseling, visuele integratie, web services, LDAP...). De volgende integraties zijn zinvol en zijn door ons ook meermaals gerealiseerd:
- patiëntenbestand
- andere master files zoals episodes, artsen, gebruikers, etc.
- EPDs
- Administratieve systemen en/of coderings- of rapporteringssystemen
- Ordermanagement
- Operatiekamer
- RIS en RIS/PACS
Opnieuw, elk van die integraties kunnen op verschillende manieren uitgevoerd worden. Gelieve ons geval per geval hierover te contacteren.

Q: Wij hebben een ordermanagement systeem van eigen ontwikkeling en wensen dit te koppelen aan UltraGenda. Wat stellen jullie voor?

Wij stellen voor dat we dit met jullie ter plaatse of bij ons op kantoor bespreken. Grosso modo zijn er twee wegen om dit te realiseren. De eerste of ‘klassieke’ weg is dat het ordersysteem ons het order toestuurt via een HL7/ORM bericht. Van zodra het order in UltraGenda gepland is, sturen wij een HL7/SIU bericht terug. Een alternatieve weg (die ook minder ‘verkeer’ genereert) is dat het order in jullie systeem bewaard blijft tot ‘iemand’ (de verstrekkende dienst) het order wenst in te plannen. Dan vindt een context-switch plaats naar UltraGenda Pro, en na planning van het order vertrekt opnieuw een HL7/SIU bericht.

Q: Hoe werkt UltraGenda samen met een RIS?

Ook hier is er weer niet één enkele weg, maar zijn varianten mogelijk. Het principe is in elk geval dat UltraGenda de planning voor zijn rekening neemt -de eigenheden van een radiologieafdeling kunnen perfect in UltraGenda ingericht worden. UG stuurt elk ‘event’ (gemaakte afspraak, annulering, verplaatsing, wijziging, etc.) door naar het RIS via HL7/SIU boodschappen. Zodoende wordt de werklijst in het RIS gevuld. Bij afsluiting van het onderzoek in het RIS wordt UltraGenda ook via een HL7 bericht op de hoogte gezet, zodat ook in UG de afspraak kan ‘afgesloten’ worden. Idem dito voor afwezige patiënten enz. ‘Last-minute’ patiënten (of zgn. walk-ins) kunnen zowel in UG dan wel in het RIS ingeschreven worden, en telkens wordt de andere toepassing op de hoogte gezet. Wij hebben deze koppeling in productie met een tiental RIS en RIS/PACS systemen waaronder wereldspelers zoals Agfa, GE en Carestream (Kodak).

Secondary links (Dutch)

UltraGenda

A DXC COMPANY
Meersstraat 174
9070 Destelbergen
België

Telefoon - Algemeen
+32 9 326 30 30

Telefoon - Support
+32 9 326 30 20