UG Track Pro | Questions fréquemment posées

Généralités/fonctionnalités

Q: On nous dit qu’UG Track Pro est un module de gestion de bloc opératoire, mais lorsque j’ai consulté votre site web, je constate que vous avez une autre opinion. Alors, quelle est la fonction exacte d’UG Track Pro?

UG Track Pro est un outil générique pouvant être déployé dans le quartier opératoire comme dans d’autres services ou plateaux techniques. Dans ce sens, il s’agit pas du tout d’un outil spécifiquement bloc.
La mission d’UG Track Pro est de suivre les rendez-vous planifiés dans UG Pro au niveau de leur exécution et ce au sein d’un seul service. A cet effet Track Pro offre quatre fonctions :
1. la ‘conversion’ d’un ‘planning’ vers un ‘programme’ (via drag & drop).
2. L’enregistrement de tops horaires et autres informations suivant la configuration du client.
3. Le suivi de l’avancement (planning/réalité) pour le service concerné sur base des tops horaires (et remédiation éventuelle).
4. Les éditions.

Q: Quelle est alors la différence avec un “vrai” système de bloc?

Ces systèmes métiers sont par définition spécifiques bloc alors qu’UG Track Pro est une solution générique. Un système bloc offre une grande diversité de fonctions et d’enregistrements qui sont ‘codés en dur’. En revanche, dans UG Track Pro c’est le ‘client’ qui déterminera ce que le système devra enregistrer. Ce ‘client’ sera d’ordinaire un seul service ou plateau technique au sein de l’établissement (par exemple bloc op). En conclusion : un système de gestion du bloc offre des fonctions standards plus riches, tandis qu’UG Track Pro est bien plus configurable et plus convivial.

Q: Si j’ai bien compris, nous pouvons remanier dans UG Track Pro le planning initialement fait dans UG Pro. Ces modifications restent-elles exclusivement dans Track Pro ou sont elles également retransmises à UG Pro?

Toutes les modifications que vous entreprenez dans UG Track Pro (modifications heures, salles, annulations, de l’intervention) sont disponible en temps réel dans UltraGenda Pro. Même l’affichage des rendez-vous dans UG Pro sera modifié mais il est entendu que les informations de réservation initiales restent disponibles.

Q: Disposant d’un outil métier nous n’envisageons pas de déployer UG Track Pro au bloc. En revanche, nous voudrions le déployer dans plusieurs autres plateaux techniques et consultations. Devons-nous acquérir une licence pour chacun de ces environnements?

Dans UG Track Pro, vous pouvez configurer autant de services que vous le désirez. Ensuite, vous allez régler l’accès à chacun de ces services par le biais de droits d’accès. Vous pouvez définir des étapes d’enregistrement (workflow) et des champs d’enregistrement pour chaque service, voir même chaque type d’intervention ou d’examen. En d’autres termes vous ne devez pas acquérir de licence chaque fois que vous utilisez Track Pro dans un nouveau service.

Q: Pour ce qui est des enregistrements, quel genre de données peut-on enregistrer?

Vous allez définir dans le paramétrage ce que vous voulez enregistrer. Certains services se limitent à enregistrer des tops horaires (de façon à pouvoir suivre et maitriser l’avancement de différentes interventions) alors que d’autres tiennent à enregistrer des présences, des consommations ou des codes. Dans le sens strict vous pouvez enregistrer tout que vous voulez y compris des données cliniques mais il est clair la vocation d’UG Track Pro reste en premier lieu celle d’un outil de régulation.

Q: Qu’entendez-vous par workflow?

UG Track Pro vous permet de définir par type de rendez-vous (par exemple intervention X ou examen Y) un nombre illimité ‘d’étapes’, que vous pouvez chacune libeller comme vous le voudrez (par exemple préopératoire, per opératoire, postopératoire). Vous pourrez ensuite pour chacune de ces phases spécifier quels enregistrements peuvent (ou doivent !) être faits. Le status, c'est-à-dire la phase dans laquelle l’examen ou l’intervention se trouve à un moment précis est toujours visible. Voilà ce que nous entendons par workflow.

Q: Notre service bloc est intéressé à votre outil UG Track Pro mais notre établissement dispose d’un système de gestion des rendez-vous maison qui restera encore quelques années en production. Que pouvez-vous nous suggérer?

UG Track Pro s’appuie sur le planning confectionné dans UltraGenda Pro. La relation entre les deux solutions est intime et complexe à la fois (elle est également bidirectionnelle). Track Pro a donc absolument besoin d’UG Pro, mais l’inverse n’est pas vrai, UltraGenda Pro pouvant très bien interagir avec d’autres systèmes de gestion de bloc opératoire.

Q: Quelles informations UG Track Pro récupère-t-il d’UltraGenda Pro?

Toutes les données de réservation, c’est-à-dire l’identité du patient, le type de rendez-vous, la date, l’heure, la durée prévue, d’autres ressources ou rendez-vous associés, les questions, les réponses, l’utilisateur ayant réservé le rendez-vous etc. De manière générale on peut dire que toute information enregistrée dans UG Pro est disponible dans UG Track Pro.

Q: Quelles sont les informations qu’UG Track Pro retransmet à UltraGenda Pro?

Toutes informations enregistrées dans UG Track Pro suite à la ‘reprogrammation’ et à la ‘clôture’ de rendez-vous (y compris l’ajournement et l’annulation) sont retransmises à UltraGenda Pro. L’information des champs d’enregistrement pour sa part est sauvegardée dans Track Pro dans un format XML. Ces données sont également transmises à UG Contacts Store pour faciliter leur analyse.

Q: Où sont générés les rapports et statistiques?

Des rapports et éditions contenant des informations enregistrées dans UG Track Pro peuvent être générés directement depuis UG Track Pro par le biais de l’outil Ecrion. Toutefois, cette information étant transmise par UG Track Pro à UG Contacts Store, ces éditions peuvent être également générées au niveau d’UG Contacts Store. Pour ce qui est de l’information retransmise par UG Track Pro à UG Pro, celle-ci peut être également générée dans UG Pro (via Crystal Reports) ou également via UG Contacts Store. Enfin, les données XML dans UG Track Pro peuvent être appelées par d’autres outils pour pouvoir être incorporées dans les éditions à ce niveau.

Technologie

Q: Nos anesthésistes utilisent leur propre système métier. Est-ce qu’UG Track Pro peut recevoir des tops horaires de ce système?

Oui, dans la mesure où le système d’anesthésie peut nous offrir ces tops horaires via un message HL7, ceci aboutira dans les champs d’enregistrement correspondants dans UG Track Pro.

Q: Pouvons nous installer UG Track Pro sur le même serveur que celui qui abrite UG Pro?

Sans problème.

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