Algemeen en functies
Q: Men vertelt ons dat UG Track Pro een OK-pakket is, maar bij nazicht op jullie website staat er dat jullie dat anders zien. Wat is dan precies de functie van UG Track Pro?
UG Track Pro is een generieke oplossing. Je kunt ze in het OK inzetten, maar ook elders. In die zin is het dus geenszins een specifieke OK toepassing.
UG Track Pro heeft als taak om afspraken die gepland zijn in UG Pro binnen één afdeling op te volgen. Track Pro biedt daarvoor vier functies:
1. het ‘omturnen’ van een ‘afsprakenplanning’ naar een ‘afsprakenprogramma’ (via ‘drag & drop’).
2. tijdsregistraties alsook andere registraties volgens inrichting van de klant.
3. opvolging van planning/realiteit (uitloop) voor de betrokken afdeling op basis van de tijdsregistraties (en evtl. bijsturing).
4. rapporten.
Q: Waar is het verschil met een ‘echt’ OK systeem?
OK systemen zijn per definitie ‘specifiek OK’, terwijl UG Track Pro een generieke oplossing is. Een OK systeem biedt dus een arsenaal aan functies en registraties die zgn. ‘hard-coded’ zijn. In UG Track Pro is het ‘de klant’ die bepaalt wat het systeem zal doen of registreren. En die ‘klant’ kan één enkele afdeling binnen een ziekenhuis zijn (bvb. OK). Samenvattend: een OK systeem biedt standaard rijkere functies, UG Track Pro is soepeler en klantvriendelijker.
Q: Als ik het goed begrijp gaan wij de planning die van UltraGenda Pro aanpassen in UG Track Pro. Gaan die aanpassingen ook terug, of blijven die enkel in UG Track Pro beschikbaar?
Alle aanpassingen die u in UG Track Pro uitvoert (wijziging van uur, van zaal, annuleren van de ingreep, etc.) zijn in real-time in UltraGenda Pro beschikbaar, d.w.z. ook visueel verandert de planning in UG Pro, al blijven de oorspronkelijke afspraakgegevens natuurlijk beschikbaar.
Q: Wij zouden UG Track Pro niet zozeer in het OK willen gebruiken (wij hebben namelijk reeds een OK systeem) maar in enkele andere afdelingen (functieafdelingen, maar ook enkele consultaties). Hoe gaat dat, en moeten wij dan telkens een licentie kopen?
In UG Track Pro kunt u zoveel afdelingen inrichten als u zelf wenst. Door middel van toegangsrechten legt u vervolgens vast wie toegang heeft tot welke afdeling. U kunt voor elke afdeling –en zelfs voor elk ‘afspraaktype’!) verschillende registratiestappen en –informatie definiëren. U dient bijgevolg géén extra licentie aan te schaffen telkens u een nieuwe afdeling inricht.
Q: Wat mogen we verstaan onder ‘registraties’? Wat kan je zoal registreren?
Zoals hoger al aangegeven, wat geregistreerd wordt, bepaalt u zelf via de inrichting. Zo kunnen sommige afdelingen ervoor kiezen om zich te beperken tot tijdsregistraties (om zodoende de ‘uitloop’ onder controle te houden), terwijl anderen daarnaast ook aanwezigheden, materiaalverbruik of facturatiecodes bijhouden. Strikt genomen kunt u er alles in registreren, inclusief klinische gegevens –maar de opzet van UG Track Pro blijft toch essentieel ‘logistiek’ van aard.
Q: Wat wordt bedoeld met workflow?
UG Track Pro laat u toe om per afspraaktype (bvb. ingreep X of onderzoek Y) een onbeperkt aantal ‘fasen’ vast te leggen, met een vrij te kiezen betekenis (bvb. pre-operatief, per-operatief, en post-operatief). Voor elk van de fasen kunt u dan specifiëren welke registraties kunnen (of moéten!) worden gedaan. De status, d.w.z. de fase waarin de ingreep of het onderzoek zich bevindt is steeds zichtbaar. Dat alles noemen we de workflow.
Q: Onze OK afdeling is geïnteresseerd in jullie product UG Track Pro maar wijzelf hebben een eigen afsprakensysteem dat nog wel even in de lucht blijft. Wat stelt u voor?
UG Track Pro werkt op basis van een planning aangemaakt in UltraGenda Pro. De relatie tussen beide oplossingen is zeer nauw en complex (ze is immers ook bi-directioneel). Track Pro heeft dus absoluut een UG Pro ‘achterliggend’ nodig. Het omgekeerde is niet zo: UltraGenda Pro kan dus wel degelijk met andere OK systemen interageren.
Q: Welke informatie neemt UG Track Pro over van UltraGenda Pro?
Alle planninginformatie, d.w.z. identiteit patiënt, afspraaktype, datum, tijdstip, duur, andere (gelinkte) afspraken, vragen, antwoorden, gebruiker die de afspraak heeft gemaakt etc. Alle informatie die werd geregistreerd in UltraGenda Pro is beschikbaar in UG Track Pro.
Q: Welke informatie stuurt UG Track Pro terug naar UltraGenda Pro?
Alle in UG Track Pro geregistreerde informatie als gevolg van ‘herprogrammering’ en ‘sluiten’ van de afspraak (incl. uitstel en annulatie) wordt teruggeven aan UltraGenda Pro. De informatie uit de registratievelden wordt wel in UG Track Pro bewaard. Zij is beschikbaar in een XML formaat en kan dus dienen voor allerhande rapportering maar ook voor de communicatie met andere systemen (bvb. dicteersysteem).
Q: Quid rapporten en statistieken, hoe zien jullie dat?
Rapporten die informatie bevatten die in UG Track Pro geregistreerd is worden rechtsreeks vanuit UG Track Pro gegenereerd via de commercieel beschikbare oplossing van Ecrion. Informatie die teruggestuurd is naar UG Pro kan natuurlijk ook uit UG Pro worden betrokken (via Crystal Reports), of ook uit UG Contacts Store.
Ten slotte kan ook de XML data in UG Track Pro aangeroepen worden door externe systemen om van daaruit verder te rapporteren.
Technologie
Q: Onze anesthesisten gebruiken een eigen systeem. Kan UG Track Pro tijdsregistraties van dat systeem ontvangen?
Dat kan. Als het anesthesiesysteem ons die tijdsregistraties via een HL7 bericht aanbiedt dan komen zij in het overeenstemmende registratievak in UG Track Pro terecht.
Q: Als wij UG Track Pro kopen, kunnen wij dat dan op dezelfde server installeren als UG Pro?
