Algemeen en functies
Q: Wat is een verwijsprotocol? Wie maakt de verwijsprotocollen en hoe gebeurt dat?
Een verwijsprotocol of –pad is een beslissingsboom. Die start steeds met één vraag; afhankelijk van het gegeven antwoord wordt dan een andere vraag gesteld, of wordt een instructie of autorisatie (voor verwijzing) gegeven. Een verwijsprotocol bevat dus ten minste één vraag (bvb. voor het verwijsprotocol ‘RX thorax’ de vraag ‘bent u zeker dat u de patiënt wilt verwijzen voor een RX thorax?’), maar kan ook tientallen vragen omvatten (bvb. het verwijsprotocol ‘beeldvorming’ begeleidt de aanvragende huisarts naar het ‘juiste’ CT onderzoek voor zijn patiënt). De verwijsprotocollen worden aangemaakt door elke afdeling afzonderlijk (of voor een dienst die dat voor hen doet), en gebeurt rechtstreeks in UG Broka. Een opleiding van een halve dag is aangewezen.
Q: Wie heeft er toegang tot welke verwijspaden?
Ook dat wordt door de betrokken dienst vastgelegd. Zo kan de afdeling cardiologie bijvoorbeeld een verwijsprotocol maken voor huisartsen dat leidt naar verwijzingen voor een consultatie of een inspanningsproef, terwijl een verwijsprotocol voor specialisten uit de regio ook zou kunnen verwijzen naar een angiografie.
Q: Kan een verwijzende arts –naast het ingevulde verwijsprotocol- ook nog andere informatie meesturen?
Ja, per afspraaktype kunnen door het ziekenhuis ook ‘vragen en antwoorden’ gedefinieerd worden waarop kan/moet geantwoord worden. Een antwoord kan de vorm aannemen van een vrij tekstveld, maar kan ook voorgedefinieerd zijn, zodat de huisarts enkel nog dient aan te vinken welk antwoord(en) van toepassing is. Vanzelfsprekend kan in vrije tekstvelden ook uit het huisarts systeem gekopieerde informatie geplakt worden.
Q: Onze artsen weigeren dat wij patiënten zouden toelaten om zelf online afspraken te boeken. Wat raden jullie ons aan?
Die weigering is begrijpelijk –de stap is soms té groot. Wij raden het volgende aan: vooreerst start u best enkel met online verwijzingen. Die leveren namelijk een onmiddellijk voordeel op voor de artsen (minder overhead, de ‘juiste’ patiënt voor het ‘juiste’ onderzoek, ...). Op die manier krijgen zij vertrouwen in het systeem. Vervolgens komt het erop aan om aan de artsen te tonen dat UG Broka niets meer doet dan regeltjes toepassen die zijzelf helemaal in de hand hebben. Alle denkbare parameters van een afspraak kunnen heel fijn ingesteld worden om te voldoen aan de wensen van de agenda-eigenaar.
Q: Ik heb begrepen dat een arts kan verwijzen en de patiënt kan boeken. Maar kan de arts ook rechtstreeks de afspraak maken voor de patiënt?
Ja. In plaats van de keuze ‘verwijzen’ te maken, kan de huisarts ook kiezen voor ‘afspraak maken’. In dat geval drukt hij de afspraakbevestiging af en geeft ze mee met de patiënt.
Q: Jullie spreken dikwijls over ‘de parameters van een afspraak’. Wat wordt daarmee bedoeld?
Zonder in detail te willen treden (daarvoor is er immers een opleidingscursus) gaat het om de antwoorden op de vraag: wie kan welke afspraak wanneer en onder welke voorwaarden maken? Een voorbeeld ter illustratie: patiënt x mag rechtreeks een afspraak maken voor één enkele dialyse, maar enkel op dinsdag en donderdagnamiddag, ten vroegste de volgende dag, en op voorwaarde dat hij/zij geen andere afspraken voor dialyse heeft ‘openstaan’.
Q: Kunnen patiënten hun afspraak ook online afzeggen (annuleren)?
Dat hangt er van af –ook dat is één van de vele ‘parameters’. Zelfs de tijdspanne waarbinnen dit (eventueel) kan is instelbaar –dit om te vermijden dat een patiënt om 9u zijn afspraak van 9.30u annuleert.
Q: En patiënten die geen toegang hebben tot het Internet?
Die kunnen nog steeds met hun verwijzing telefonisch terecht. Het voordeel is dat ze niet meer hun naam en reden van bezoek dienen te geven. Met de code kan de afsprakenbalie namelijk alle gegevens meteen ophalen –inclusief het ingevulde verwijsprotocol- en zo meteen de afspraak regelen.
Q: Ik heb begrepen dat de patiënt zijn persoonlijke code ontvangt van zijn huisarts, meteen na de online verwijzing. Maar quid patiënten die niet verwezen worden maar toch rechtsreeks afspraken moeten kunnen maken?
Die krijgen hun code rechtstreeks van de betrokken dienst. Die code zit immers klaar in UltraGenda Pro en dient enkel afgedrukt te worden. Uiteraard dient de betrokken dienst dan ook te specifiëren welke afspraaktypes de patiënt mag reserveren, en de parameters ervan. In een ander antwoord verderop zul je ook zien dat een eID (of digID) systeem de code ook gewoon ‘overbodig’ maakt. De patiënt meldt zich in dat geval aan en ziet precies voor welk(e) afspraaktype(s) hij/zij mag reserveren.
Q: Kan UG Broka ook voor zgn. multi-resource afspraken gebruikt worden?
Zeker, UG Broka ondersteunt zowel enkelvoudige afspraken als zgn. multi-resource afspraken. In dit laatste geval wordt de gemaakte afspraak genoteerd in méér dan één agenda tegelijk (bvb. arts en onderzoekskamer).
Q: Gebruiken artsen die in het ziekenhuis werken maar vanuit hun privé praktijk afspraak wensen te maken ook UG Broka?
Doorgaans niet. Voor zover de security policy van het ziekenhuis het toelaat kunnen zij rechtstreeks UltraGenda Pro gebruiken.
Implementatie
Q: Ik hoorde iemand onlangs over de WWW van Broka spreken. Wat bedoelen jullie precies?
WWW stond in dat geval voor Win-Win-Win. Met UG Broka speelt namelijk elk van de deelnemers in het proces (huisarts, patiënt, ziekenhuis) zijn vertrouwde rol, maar op een veel eigentijdser en efficiënter manier. Het is dus niet zo dat voordelen voor één van de deelnemers ten koste gaan van nadelen voor een andere speler. Iedereen wint –vandaar dat wij WWW gebruikten.
Q: Ik ben huistarts maar verwijs vaak –afhankelijk van de pathologie en andere omstandigheden- naar verschillende ziekenhuizen. Hoe moet dat gaan?
Dat hangt af van de samenwerking binnen de regio. UG Broka wordt in een portaal geïntegreerd. Indien dit het portaal is van één enkel ziekenhuis (of van één ziekenhuisgroep), dan blijven de online verwijzingen en afspraken natuurlijk enkel beperkt tot dat ziekenhuis (die groep). Echter, wanneer de zorgregio een overkoepelende portaalsite zou hebben, dan kan een keuzemogelijkheid geboden worden. Soms werken wij dienaangaande ook met partners. In Nederland bijvoorbeeld, kan het registratie- en verwijzingstraject afgewerkt worden door onze partner Zorgdomein, en wordt UG Broka pas aangesproken om de verwijzing aan UG Pro door te geven en/of om de afspraak online te boeken.
Q: Als ik patiënten online heb verwezen kan ik dan ook weten of de patiënt die afspraak ook echt gemaakt heeft?
Zeker. Elke verwijzing verschijnt op uw ‘dashoard’ bij ‘open verwijzingen’. Van zodra een verwijzing omgezet is in een afspraak –ongeacht of dit telefonisch, online of op een andere manier gebeurt- verdwijnt ze uit de lijst van ‘open verwijzingen’.
Q: Als ik nu mijn afspraken gewoon per telefoon maak, maar de data wil bijhouden (ik moet nl. regelmatig naar de kliniek) kan ik dat dan via het Internet doen?
Dat kan u zeker op voorwaarde dat u uw uniek codenummer hebt ontvangen (of uw elektronische identiteitskaart gebruikt). U ziet dan alle openstaande afspraken, met bijhorende instructies, met inbegrip van afspraken die NIET via het Internet gemaakt zijn.
Q: Kan mijn huisarts de afspraak voor mij maken?
Zeker. De huisarts kan uw verwijzing rechtstreeks online omvormen tot een afspraak.
Voordelen
Q: Welke zijn de voordelen voor het ziekenhuis?
In de eerste plaats meer efficiëntie. Elke verwijzing, elke afspraak die online verloopt betekent een besparing van tijd en middelen die veel nuttiger kunnen ingezet worden voor de kerntaak van een ziekenhuis, d.i. patiëntenzorg. Het online proces is bovendien ook kwalitatief beter. Met name de criteria voor verwijzing kunnen perfect afgedwongen worden, waardoor de huisarts naar ‘het juiste’ afspraaktype geleid kan worden voor zijn patiënt, op basis van objectieve criteria. Tot slot is er de omwenteling op het vlak van dienstverlening. Door routinematige processen 24/24u online toegankelijk te maken hijsen ziekenhuizen zich in één stap tot op het niveau van een eigentijdse, performante en klantvriendelijke onderneming.
Technologie
Q: Hoe werken identificatie en authenticatie?
UG Broka is een portaalapplicatie die in een bestaand portaal (ziekenhuis, ziekenhuisgroep, regio,...) wordt geïntegreerd. Idealiter worden de toegangsregeling en –beveiliging van UG Broka door dat portaal afgehandeld. De klant bepaalt dus zelf hoe verwijzende artsen en patiënten zich aanmelden (‘tokens’, certificaten, paswoorden, smart cards....). Ook wordt vaak geïntegreerd met systemen voor het beheer van elektronische identiteitskaarten (eID, DigiD, ....).
Q: Kan een patiënt zijn code wijzigen?
Vaak wordt de code niet als identificatie- en authenticatiemiddel gebruikt. Immers, veelal wordt gebruik gemaakt van zgn. ‘strong authentication’ (bvb. via een token of de elektronische ID kaart), en is de code irrelevant. Indien telefonisch een afspraak gemaakt wordt op basis van een verwijzing door de huisarts is het echter wel nuttig om de code bij de hand te hebben; dit vergemakkelijkt immers de communicatie tussen patiënt en afsprakenbalie (patiënt dient dan immers zijn naam niet te spellen enz.).
Q: Welke browsers worden ondersteund door UG Broka?
Op voorwaarde dat ze toegang hebben kunnen huisartsen en patiënten vanaf elk platform en elke browser UG Broka gebruiken.
